InDMS
H Bookscanner S.A. ανέπτυξε τo Αυτόματο Σύστημα Καταχώρισης & Διαχείρισης Εγγράφων InDMS (Intelligent Document Management System) για να δώσει λύση στην αυξανόμενη ανάγκη για αποδοτικότερη διαχείριση των εγγράφων μιας επιχείρησης.
Το InDMS προσφέρει τη δυνατότητα ψηφιοποίησης, αυτόματης καταχώρισης και διαχείρισης με επιτυχία και ακρίβεια όλων των ειδών των έντυπων και ηλεκτρονικών εγγράφων. Απευθύνεται σε:
- 01Εταιρείες και οργανισμούς που διατηρούν μεγάλο όγκο εγγράφων, βιβλιοθήκες αρχείων και γενικότερα πληθώρα έντυπου υλικού.
- 02Επαγγελματίες με μεγάλο πελατολόγιο και όγκο αρχείου.
- 03Ιδιώτες για την αυτόματη διαχείριση εγγράφων.
Λύσεις σε προβλήματα καθημερινότητας
Η εξειδικευμένη λογισμική πλατφόρμα InDMS προσφέρει λύσεις σε προβλήματα καθημερινότητας που προκύπτουν από την φυσική αρχειοθέτηση εγγράφων (αιτήσεις, βεβαιώσεις, αποφάσεις, πρακτικά, συμβόλαια, συμβάσεις κλπ.) όπως:
- Δυσκολία στην εύρεση εγγράφων λόγω πληθώρας ομοειδών αρχείων.
- Χάσιμο χρόνου στην αρχειοθέτηση και αναζήτηση εγγράφων.
- Απώλεια εγγράφων.
- Ανθρώπινα λάθη κατά την καταχώριση ή την επαναφορά των εγγράφων.
- Άσκοπη χρήση χαρτιού.
- Ανθρωποώρες για την δημιουργία, διαχείριση και συντήρηση του αρχείου.
- Κόστος ανθρωποώρας, αποθηκευτικών χώρων, αναλωσίμων.
Αρχιτεκτονική
To InDMS αποτελεί μια σύγχρονη λύση σχεδιασμένη σε περιβάλλον διαχείρισης μέσω web browser. Η οπτική σύνθεση και η χρονική συμπεριφορά του περιβάλλοντος διαχείρισης είναι ένα συγκριτικό πλεονέκτημα του. Η αλληλεπίδραση χρήστη – πληροφορίας έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι εύκολη στη χρήση, αποτελεσματική και γρήγορη. Το InDMS βασίζεται σε:
- Σε Λογισμικό Ανοιχτού Κώδικα (Open Source Software), με παραμετροποιήσεις, προσαρμογές και επεκτάσεις αυτού.
- Στην εφαρμογή Java και τρέχει σε οποιοδήποτε σύστημα μπορεί να λειτουργήσει Java Enterprise Edition.
- Προγραμματιστικά υποστηρίζει πολλαπλές γλώσσες και πρωτόκολλα βάσει των οποίον μπορούν γίνουν προσαρμογές και περαιτέρω λύσεις.
Πλεονεκτήματα
- 01Αρχειοθέτηση & ταξινόμηση μεγάλου όγκου εγγράφων/δεδομένων ώστε να είναι δυνατή η ταχεία αναζήτηση τους. Η χρήση τεχνολογίας OCR (Optical Character Recognition) επιτρέπει την αναζήτηση λέξεων στο κείμενο και αναγνωρίζει αυτόματα το κείμενο σε εικόνες.
- 02Αυτόματη αρχειοθέτηση-οργάνωση καθημερινών εγγράφων στον υπολογιστή με απλό drag n’ drop.
- 03Έναρξη ροής εργασίας, απευθείας ανάθεση, αποστολή για έγκριση ενός εγγράφου και ιστορικό της πορείας του.
- 04Δυνατότητα προσαρμογής και προσθήκης υποσυστημάτων όπως διαχείριση πρωτοκόλλου, αδειών, τιμολογίων προσαρμοσμένα στις απαιτήσεις του πελάτη.
- 05Λειτουργία αναζήτησης με λέξεις κλειδιά και συνδυασμούς λέξεων.
- 06Πρόσβαση στο αρχείο καθημερινά όλο το 24ώρο από οπουδήποτε.
- 07Ευκολία χειρισμού ακόμα και για μη εξοικειωμένους χρήστες.
- 08Πρόσβαση στο αρχείο από πολλαπλούς χρήστες ταυτόχρονα.
Ψηφιακές Υπογραφές
Το InDMS περιέχει ειδικό Cosign Connector για να επιτρέπει στους χρήστες να υπογράφουν ψηφιακά τα έγγραφα τους. Με εύκολο και απλό τρόπο γίνεται η υπογραφή, ο έλεγχος και η αποδοχή των εγγράφων που βρίσκονται κεντρικά αποθηκευμένα στο InDMS, χωρίς να χρειάζεται καμία εγκατάσταση στον τοπικό υπολογιστή. Το ψηφιακό πιστοποιητικό προέρχεται από την Εθνική Κεντρική Διαδικτυακή Πύλη Δημόσιας Διοίκησης «ΕΡΜΗΣ».
- Ψηφιακή υπογραφή αρχείων .pdf, .docx μέσω του InDMS Web Interface.
- Πλήρως εξελληνισμένο περιβάλλον.
- Κλείδωμα εγγράφου και δικλείδες ασφαλείας.
- ΔΕΝ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ επιπλέον hardware.
- Πλήρη συμμόρφωση με διεθνείς κανονισμούς.
Εγκατάσταση
Η εγκατάσταση του Αυτόματου Σύστηματος Καταχώρισης & Διαχείρισης Εγγράφων InDMS μπορεί να πραγματοποιηθεί με 2 τρόπους, είτε στις υποδομές του χρήστη, είτε σε δικό μας server.
- Απρόσκοπτη λειτουργία
- Ταχύτητα
- Ευκολία στη χρήση
- Απεριόριστη αποθήκευση
- Πολλαπλοί χρήστες
- Πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή
- Ασφάλεια
- Online backup