Πολιτική
Απορρήτου

Τελευταία ενημέρωση: 28 Απριλίου 2026 · Έκδοση 1.0

1. Ποιοι είμαστε και πώς επικοινωνείτε μαζί μας

Η εταιρεία BookScanner (στο εξής: «BookScanner», «εμείς», «μας») είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υφίστανται επεξεργασία μέσω της εφαρμογής Smart Accounting στους ρόλους που περιγράφονται στην ενότητα 2 παρακάτω.

Δεν υπάρχει υποχρέωση ορισμού Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) σύμφωνα με το άρθρο 37 ΓΚΠΔ· σε περίπτωση που οριστεί, τα στοιχεία επικοινωνίας θα δημοσιευτούν στην παρούσα πολιτική.

2. Δύο ρόλοι, δύο σύνολα δεδομένων

Η σχέση σας με την εφαρμογή Smart Accounting περιλαμβάνει δύο διακριτούς ρόλους κατά τον ΓΚΠΔ:

2.1 Δεδομένα του λογαριασμού σας στην εφαρμογή — η BookScanner ως υπεύθυνος επεξεργασίας

Για τη δημιουργία και τη διατήρηση του λογαριασμού σας στην εφαρμογή (email, κρυπτογραφημένος κωδικός πρόσβασης, διακριτικά push notifications, στοιχεία συσκευής, αρχείο συνδέσεων), η BookScanner ενεργεί ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας κατά την έννοια του άρθρου 4 παρ. 7 ΓΚΠΔ.

2.2 Φορολογικά δεδομένα — το λογιστικό σας γραφείο ως υπεύθυνος επεξεργασίας, η BookScanner ως εκτελών την επεξεργασία

Για τα δεδομένα που σχετίζονται με τη φορολογική σας εξυπηρέτηση (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ονοματεπώνυμο, ιστορικό αιτήσεων εγγράφων, ληφθέντα έγγραφα από ΑΑΔΕ/ΕΦΚΑ, διαπιστευτήρια TAXISnet σε κρυπτογραφημένη μορφή κατά τη διάρκεια του αιτήματος), υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το λογιστικό σας γραφείο — δηλαδή το νομικό πρόσωπο ή ο επαγγελματίας λογιστής με τον οποίο έχετε συνάψει σχέση επαγγελματικής εντολής. Η BookScanner ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία κατ' άρθρο 28 ΓΚΠΔ, εκτελώντας τις γραπτές οδηγίες του λογιστικού σας γραφείου με βάση γραπτή Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων.

Η ταυτότητα του λογιστικού σας γραφείου (επωνυμία και στοιχεία επικοινωνίας) εμφανίζεται στην οθόνη Προφίλ → Το γραφείο μου εντός της εφαρμογής. Εφόσον δεν εμφανίζεται κάποιο στοιχείο (π.χ. τηλέφωνο), αυτό σημαίνει ότι το γραφείο δεν το έχει καταχωρήσει στο σύστημα· μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του με τον συνήθη τρόπο. Για την άσκηση δικαιωμάτων που αφορούν τα φορολογικά σας δεδομένα, απευθύνεστε πρωτίστως στο λογιστικό σας γραφείο (βλ. ενότητα 9).

3. Δεδομένα που συλλέγουμε, σκοποί και νομική βάση

Έννομο συμφέρον (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ ΓΚΠΔ). Όπου επικαλούμαστε έννομο συμφέρον, έχουμε διενεργήσει εκτίμηση εξισορρόπησης (Legitimate Interest Assessment): έχουμε κρίνει ότι το συμφέρον μας για την ασφάλεια και την αποτροπή απάτης δεν υπερισχύεται από τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας και δεν θίγει υπέρμετρα την ιδιωτικότητά σας. Μπορείτε να αντιταχθείτε ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία αυτή (άρθρο 21 ΓΚΠΔ).

4. Διαπιστευτήρια TAXISnet — ειδική ενότητα

Λόγω της ευαισθησίας των διαπιστευτηρίων TAXISnet, διευκρινίζουμε με ακρίβεια τον κύκλο ζωής τους:

1. Όταν υποβάλλετε αίτημα εγγράφου, καταχωρείτε τα διαπιστευτήριά σας μέσα στην εφαρμογή.
2. Τα διαπιστευτήρια κρυπτογραφούνται στη συσκευή σας με αλγόριθμο RSA-OAEP-SHA256 (κλειδί 2048-bit), χρησιμοποιώντας το δημόσιο κλειδί του διακομιστή μας.
3. Μεταδίδονται κρυπτογραφημένα μέσω TLS στους διακομιστές μας στην Ευρωπαϊκή Ένωση (Hetzner — Φάλκενσταϊν ή Ελσίνκι).
4. Αποθηκεύονται προσωρινά σε κρυπτογραφημένη μορφή στη βάση δεδομένων μόνο όσο το αίτημά σας περιμένει επεξεργασία.
5. Αποκρυπτογραφούνται μόνο στη μνήμη μιας διεργασίας επεξεργασίας του διακομιστή, για να εκτελεστεί η αυτοματοποιημένη λήψη του εγγράφου από την πύλη ΑΑΔΕ ή ΕΦΚΑ.
6. Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της εργασίας (επιτυχή ή μη), τόσο η αποκρυπτογραφημένη μορφή στη μνήμη όσο και η κρυπτογραφημένη μορφή τους στη βάση δεδομένων διαγράφονται. Δεν διατηρούνται ποτέ μετά την ολοκλήρωση του αιτήματος.
7. Δεν αποθηκεύονται ποτέ σε αποκρυπτογραφημένη μορφή σε δίσκο, σε αρχεία καταγραφής (logs) ή σε αντίγραφα ασφαλείας.
8. Κανένα φυσικό πρόσωπο της BookScanner δεν έχει πρόσβαση στα διαπιστευτήριά σας σε αποκρυπτογραφημένη μορφή.

Νομική προσαρμογή. Σε περίπτωση που η ισχύουσα ή μελλοντική νομοθεσία ή απόφαση αρμόδιας αρχής (ιδίως της ΑΑΔΕ) απαιτήσει διαφορετικό τρόπο διαχείρισης των διαπιστευτηρίων TAXISnet, η BookScanner δεσμεύεται να προσαρμόσει την αρχιτεκτονική του συστήματος και να μεταβεί στη χρήση της επίσημης διαδικασίας εξουσιοδότησης (εξουσιοδότηση λογιστή εντός TAXISnet) εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.

5. Αποδέκτες — ποιοι βλέπουν τα δεδομένα σας

Εξουσιοδοτημένα πρόσωπα του λογιστικού γραφείου. Το λογιστικό σας γραφείο μπορεί να αναθέτει την επεξεργασία των δεδομένων σας σε υπαλλήλους ή συνεργάτες του υπό την εποπτεία του (εξουσιοδοτημένα πρόσωπα κατ' άρθρο 29 ΓΚΠΔ). Δεν διατηρούμε εμείς ξεχωριστή λίστα ή έλεγχο πρόσβασης για κάθε υπάλληλο του γραφείου σας — η οργάνωση των ρόλων εντός του γραφείου είναι ευθύνη του ίδιου του γραφείου, σύμφωνα με τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων που έχει υπογράψει με την BookScanner.

Δεν πωλούμε δεδομένα σας. Δεν εμπλέκουμε τρίτους διαφημιστικούς ή αναλυτικούς συνεργάτες. Δεν προβαίνουμε σε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή κατάρτιση προφίλ κατά την έννοια του άρθρου 22 ΓΚΠΔ.

6. Διεθνείς διαβιβάσεις δεδομένων

Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται και υφίστανται επεξεργασία σε διακομιστές της Hetzner εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης (Φάλκενσταϊν Γερμανίας ή Ελσίνκι Φινλανδίας).

Για τις υπηρεσίες ειδοποιήσεων, τα διακριτικά συσκευής διαβιβάζονται στην Google LLC (Ηνωμένες Πολιτείες). Με απλά λόγια: η μεταφορά αυτή υπόκειται σε όλες τις εγγυήσεις που απαιτεί η ευρωπαϊκή νομοθεσία. Η διαβίβαση καλύπτεται από:

• τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (Standard Contractual Clauses, SCCs) σύμφωνα με το άρθρο 46 παρ. 2 στοιχ. γ΄ ΓΚΠΔ· και
• την Απόφαση Επάρκειας EU-US Data Privacy Framework (Εκτελεστική Απόφαση (ΕΕ) 2023/1795 της Επιτροπής), στην οποία η Google LLC είναι πιστοποιημένο μέλος.

7. Χρόνος διατήρησης

8. Ασφάλεια

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατ' άρθρο 32 ΓΚΠΔ:

• TLS 1.2+ για κάθε επικοινωνία πελάτη-διακομιστή·
• RSA-OAEP-SHA256 (2048-bit) για διαπιστευτήρια TAXISnet·
• bcrypt (παράγοντας ≥ 12) για κωδικούς πρόσβασης·
• Διακριτικά JWT με βραχύ χρόνο ζωής για την ταυτοποίηση χρηστών·
• Φιλοξενία σε κέντρα δεδομένων εντός ΕΕ με πιστοποίηση ISO 27001·
• Έλεγχοι πρόσβασης βάσει ρόλων στους διακομιστές μας·
• Τακτικά αντίγραφα ασφαλείας (κρυπτογραφημένα) και δοκιμές αποκατάστασης·
• Μηχανισμός κλειδώματος λογαριασμού μετά από επαναλαμβανόμενες αποτυχημένες προσπάθειες σύνδεσης.

Παραβίαση δεδομένων. Σε περίπτωση παραβίασης που ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, θα σας ενημερώσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση κατ' άρθρο 34 ΓΚΠΔ και θα ειδοποιήσουμε την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα εντός 72 ωρών κατ' άρθρο 33 ΓΚΠΔ.

9. Τα δικαιώματά σας

Σύμφωνα με τα άρθρα 15–22 ΓΚΠΔ, μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ασκήσετε:

• Δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 15) — να μάθετε ποια δεδομένα έχουμε για εσάς·
• Δικαίωμα διόρθωσης (άρθρο 16) — να ζητήσετε διόρθωση ανακριβειών·
• Δικαίωμα διαγραφής / «δικαίωμα στη λήθη» (άρθρο 17) — να ζητήσετε διαγραφή των δεδομένων σας. Σημείωση: το δικαίωμα διαγραφής δεν υπερισχύει υποχρεώσεων διατήρησης φορολογικών αρχείων του λογιστικού σας γραφείου κατά τον Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας (ν. 5104/2024 άρθρο 13)·
• Δικαίωμα περιορισμού επεξεργασίας (άρθρο 18)·
• Δικαίωμα φορητότητας (άρθρο 20)·
• Δικαίωμα εναντίωσης (άρθρο 21), ιδίως όπου επεξεργαζόμαστε με βάση έννομο συμφέρον·
• Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης (άρθρο 7 παρ. 3) — ισχύει για push notifications και κάθε άλλη επεξεργασία βασισμένη σε συγκατάθεση. Η ανάκληση δεν θίγει τη νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας·
• Δικαίωμα μη υπαγωγής σε αυτοματοποιημένη απόφαση (άρθρο 22) — δεν υπάγεστε σε τέτοια διαδικασία στην εφαρμογή μας.

9.1 Πώς ασκείτε τα δικαιώματά σας

• Για δεδομένα του λογαριασμού σας στην εφαρμογή (BookScanner ως υπεύθυνος): στείλτε email στο athens@bookscanner.gr. Θα απαντήσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο εντός ενός μηνός (άρθρο 12 παρ. 3 ΓΚΠΔ).
• Για φορολογικά δεδομένα (λογιστικό γραφείο ως υπεύθυνος): απευθυνθείτε πρωτίστως στο λογιστικό σας γραφείο, του οποίου τα στοιχεία επικοινωνίας εμφανίζονται στην οθόνη Προφίλ → Το γραφείο μου. Εφόσον το γραφείο μάς διαβιβάσει σχετική γραπτή εντολή, θα εκτελέσουμε το αίτημά σας.
• Διαγραφή λογαριασμού: διαθέσιμη απευθείας μέσα στην εφαρμογή — Προφίλ → Διαγραφή λογαριασμού. Δείτε επίσης Οδηγίες διαγραφής λογαριασμού.
• Διακοπή σύνδεσης με το λογιστικό γραφείο: Για να σταματήσετε να λαμβάνετε νέα έγγραφα μέσω της εφαρμογής χωρίς πλήρη διαγραφή του λογαριασμού σας, επικοινωνήστε με το λογιστικό σας γραφείο και ζητήστε να τερματίσει τη σύνδεση από την πλευρά του.

9.2 Καταγγελία στην εποπτική αρχή

Αν θεωρείτε ότι η επεξεργασία των δεδομένων σας παραβιάζει τη νομοθεσία, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ):

• Λεωφ. Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 11523, Αθήνα·
• τηλ. +30 210 6475600·
• email complaints@dpa.gr·
• ιστοσελίδα https://www.dpa.gr.

10. Ανήλικοι

Η εφαρμογή Smart Accounting απευθύνεται αποκλειστικά σε ενήλικα φυσικά πρόσωπα (άνω των 18 ετών) που είναι πελάτες λογιστικού γραφείου. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα ανηλίκων. Αν διαπιστώσουμε ότι έχουμε λάβει δεδομένα ανηλίκου χωρίς τη συγκατάθεση των γονέων ή ασκούντων τη γονική μέριμνα, θα τα διαγράψουμε άμεσα.

11. Αλλαγές στην παρούσα πολιτική

Διατηρούμε το δικαίωμα να επικαιροποιήσουμε την παρούσα Πολιτική Απορρήτου. Σε περίπτωση ουσιωδών αλλαγών (αλλαγή σκοπών, προσθήκη νέων αποδεκτών, διαφοροποίηση χρόνου διατήρησης), θα σας ενημερώσουμε εκ των προτέρων μέσω ειδοποίησης εντός της εφαρμογής ή/και με email, και θα έχετε εύλογο χρόνο να εξετάσετε τις αλλαγές πριν τεθούν σε ισχύ.

Η ημερομηνία της τελευταίας ενημέρωσης σημειώνεται πάντα στην κορυφή του εγγράφου.

12. Εφαρμοστέο δίκαιο

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου διέπεται από:

• τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (ΓΚΠΔ)·
• τον ν. 4624/2019 (μέτρα εφαρμογής ΓΚΠΔ — όπως κωδικοποιήθηκε με τον ν. 5221/2025, λαμβανομένων υπόψη και των τροποποιήσεων με τον ν. 5002/2022)·
• τον ν. 5169/2025 (κύρωση του Πρόσθετου Πρωτοκόλλου της Σύμβασης 108 του Συμβουλίου της Ευρώπης)·
• τον ν. 3471/2006 (προστασία δεδομένων στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες)·
• το π.δ. 131/2003 (ηλεκτρονικό εμπόριο)·
• τον ν. 5104/2024 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας — ιδίως άρθρο 21 περί φορολογικού απορρήτου, ως προς τις υποχρεώσεις του λογιστικού γραφείου)·
• το Σύνταγμα της Ελλάδος (άρθρα 9Α, 19, 25).