Παρ όλες τις ενισχύσεις μέσω των πακέτων στήριξης και των ΕΣΠΑ, το μεγαλύτερο μέρος αρχείων και βιβλιοθηκών παραμένει σε αναλογική μορφή. Από τους σημαντικότερους λόγους γι’ αυτό, είναι ότι η ψηφιοποίηση παίρνει πολύ χρόνο για τη σύλληψη (capturing) και επεξεργασία και ταυτόχρονα απαιτεί ειδικό εξοπλισμό υψηλού κόστους. Επιπρόσθετα, η επιστημονική τεκμηρίωση έγγραφης πολιτιστικής κληρονομιάς (όπως ιστορικά έγγραφα, βιβλία, παλαίτυπα και χειρόγραφα) αποτελεί μία άκρως χρονοβόρα και απαιτητική για τον άνθρωπο, διαδικασία που παίρνει πολλαπλάσιο χρόνο από τη σύλληψη. Η τεκμηρίωση των ιστορικών εγγράφων πολιτισμού περιλαμβάνει την διαδικασία καταγραφής στοιχείων τα οποία, μεταξύ άλλων, προσδιορίζουν τα βασικά χαρακτηριστικά διάταξης και στοιχειοθεσίας των εγγράφων και επιτρέπουν την αναζήτηση και εύκολη παροχή πρόσβασης σε αυτά. Για να καταδείξουμε την ανάγκη χρήσης καινοτόμων παραθέτουμε δύο παραδείγματα πρόσφατων έργων που υλοποιήθηκαν με συμβατικό τρόπο.

Το πρώτο αφορούσε την μετατροπή μικροφίλμ σε εικόνες εγγράφων με απομόνωση κι ανάδειξη του θέματος του εγγράφου από το υπόλοιπο καρέ, ξάκρισμα περιθωρίων και βελτίωση της παραγόμενης εικόνας. Απαιτήθηκαν τουλάχιστον 8 ώρες ανά μικροφίλμ για 20.000 μικροφίλμ. Μία νέα καινοτόμος μέθοδος ξακρίσματος με τεχνικές page layout (εφαρμόστηκε με εξαιρετική επιτυχία στο 10%), θα εξοικονομούσε περίπου το 95% του χρόνου ή περίπου 72 ανθρωποέτη, προσφέροντας ταυτόχρονα βέλτιστες εικόνες.

Το δεύτερο αφορούσε την επιστημονική τεκμηρίωση 117 χειρογράφων του μουσείου Μπενάκη, η οποία διήρκεσε 12 ανθρωποέτη. Το συνολικό πρόβλημα της διάρκειας της τεκμηρίωσης δεν μπορεί προφανώς να λυθεί με εντελώς αυτοματοποιημένες διαδικασίες, μπορεί όμως να περιοριστεί δραστικά κάτω του 1/10 του συμβατικού χρόνου, με τη δημιουργία μεθοδολογιών για μία εν μέρει αυτοματοποιημένη διαδικασία υπόδειξης σημαντικών στοιχείων της τεκμηρίωσης όπως βασικά χαρακτηριστικά διάταξης και στοιχειοθεσίας των τεκμηρίων.